Jibu fupi: Vidokezo vya AI katika Timu hufanya kazi vizuri zaidi wakati wasimamizi wanapowezesha sera sahihi za Copilot na unukuzi kwanza, kisha waandaaji huwasha Mwezeshaji au kutumia Muhtasari katika mikutano inayoungwa mkono. Wakati leseni, unukuzi, au aina ya mkutano haijawekwa kwa usahihi, maelezo yanaweza yasionekane au yanaweza kuwa hayajakamilika.
Mambo muhimu ya kuzingatia:
Udhibiti wa Usimamizi: Angalia sera za mikutano ya Timu kabla ya kutarajia Vidokezo vya AI kuonekana.
Ukaguzi wa leseni: Linganisha vipengele vya Mwezeshaji, Muhtasari, na Msaidizi kwa haki sahihi.
Sharti la unukuzi: Washa na uendesha unukuzi wakati madokezo ya AI ya baada ya mkutano yana umuhimu.
Mpangilio wa mikutano: Tumia mikutano iliyopangwa na inayoungwa mkono yenye ajenda zilizo wazi ili kuboresha matokeo.
Mapitio ya kibinadamu: Thibitisha majina, maamuzi, tarehe za mwisho, na maelezo nyeti kabla ya kushiriki madokezo.
🔗 Jinsi ya kuzungumza na AI
Jifunze tabia wazi za kuchochea kwa mazungumzo bora ya AI.
🔗 Jinsi ya kupima utendaji wa AI.
Usahihi wa kufuatilia, kasi, na matokeo katika mtiririko wa kazi wa AI.
🔗 Jinsi ya kufanya kazi kiotomatiki kwa kutumia akili bandia (AI)
Tumia zana za akili bandia (AI) kurahisisha kazi za kila siku zinazojirudia.
🔗 Jinsi ya kutathmini mifumo ya AI
Linganisha mifumo ya AI kwa kutumia vipimo vya vitendo na matokeo halisi.
1. Maana ya Vidokezo vya AI katika Timu 🤖
Kabla ya kuingia katika Jinsi ya kuwezesha AI Notes katika Timu, unahitaji kutenganisha vipengele vitatu vinavyofanana:
-
Maelezo yaliyozalishwa na AI wakati wa mkutano - kwa kawaida huendeshwa kupitia Mwezeshaji katika mikutano ya Timu.
-
Madokezo ya AI katika Muhtasari - madokezo na kazi za ufuatiliaji zinazoonyeshwa baada ya mkutano au tukio.
-
Maelezo ya mkutano wa mpinzani - maelezo yaliyotolewa kupitia mpinzani wa Microsoft 365 kutoka kwa uzoefu wa gumzo la mkutano au muhtasari.
Mwezeshaji anaweza kutoa maelezo ya AI ya wakati halisi, kufupisha maamuzi muhimu, kuandika maswali wazi, kujibu maswali katika gumzo la mkutano, na kusaidia kudhibiti kazi. Microsoft inasema leseni ya Microsoft 365 Copilot inahitajika ili kuongeza Mwezeshaji kwenye mkutano au kuiwasha wakati wa mkutano, ingawa washiriki wa ndani wa mkutano wanaweza kuona masasisho ya moja kwa moja mara tu yanapoanza kufanya kazi.
Tofauti hiyo ni muhimu kwa sababu mtu mmoja anaweza kusema "Vidokezo vya AI" na kumaanisha paneli ya madokezo ya moja kwa moja iliyosuguliwa, huku mtu mwingine akimaanisha kichupo cha madokezo ya AI baada ya mkutano. Jiko moja, droo tofauti.
2. Orodha ya Haraka ya Kuangalia Kabla ya Kuwezesha Vidokezo vya AI katika Timu ✅
Hapa kuna sehemu kavu lakini muhimu. Vidokezo vya AI havionekani kichawi kwa sababu tu mtu alibofya "Jiunge." Kwa kawaida unahitaji leseni sahihi, sera sahihi ya usimamizi, unukuzi uliowezeshwa, na umbizo la mkutano linalounga mkono kipengele hicho.
Angalia hizi kwanza:
-
Shirika lako lina Microsoft 365 Copilot kwa ajili ya maelezo ya moja kwa moja ya AI ya Mwezeshaji, au Teams Premium / Copilot ambapo vipengele vya Muhtasari wa Akili vinatumika.
-
Unukuzi unaruhusiwa na sera ya mikutano ya Timu.
-
Msaidizi wa mpinzani hajazuiwa na sera ya msimamizi.
-
Mkutano huu ni mkutano wa Timu uliopangwa ambapo kipengele hiki kinaungwa mkono.
-
Mratibu au mtangazaji ana ruhusa ya kuwasha kipengele husika cha AI.
-
Mkutano ni mrefu vya kutosha na umenakiliwa ikiwa unataka maelezo ya AI baada ya mkutano.
za Microsoft zinajumuisha "Tazama madokezo na kazi zinazozalishwa na AI kutoka kwenye mikutano" kama uwezo wa mawasiliano unaoendeshwa na AI, huku mwongozo wake wa Mwezeshaji ukisema kando kwamba Microsoft 365 Copilot inahitajika ili kuongeza au kuwasha Mwezeshaji.
Uvumbuzi mdogo, kwa sababu bila shaka kuna moja: Maelezo ya AI katika Muhtasari yanapatikana kwa matukio yaliyodumu kwa zaidi ya dakika tano na yaliandikwa kwa Kiingereza, na Microsoft pia inabainisha kuwa umbizo linaweza kutofautiana kulingana na lugha ya unukuzi.
3. Jinsi ya Kuwezesha Vidokezo vya AI katika Timu kama Msimamizi 🛠️
Kwa wasimamizi, Jinsi ya kuwezesha Vidokezo vya AI katika Timu huanza katika kituo cha usimamizi cha Timu, si ndani ya mkutano wenyewe. Hapa ndipo watu wengi hukwama. Wanaendelea kutafuta kitufe cha Vidokezo vya AI, lakini sera inasema kimya kimya "hapana" chinichini.
Njia ya msimamizi kwa kawaida huwa:
-
Fungua kituo cha usimamizi cha Timu.
-
Nenda kwenye Mikutano.
-
Chagua sera za Mkutano.
-
Chagua sera iliyopo au unda mpya.
-
Tafuta Kurekodi na kunakili .
-
Tafuta mpangilio wa Copilot .
-
Chagua moja ya chaguo zinazopatikana:
-
Imewashwa
-
Imewashwa ikiwa na nakala iliyohifadhiwa inahitajika
-
Imewashwa huku manukuu yakihifadhiwa kwa chaguo-msingi
-
Imezimwa
-
-
Hifadhi sera na uhakikishe imepewa watumiaji sahihi.
Mwongozo wa msimamizi wa Microsoft unaorodhesha mipangilio ya sera za mikutano ya Copilot na unaelezea kwamba sera ya unukuzi huathiri kama Copilot inaweza kufanya kazi wakati na baada ya mikutano.
Pia unahitaji kuthibitisha kwamba unukuzi wenyewe unapatikana. Unukuzi wa timu ni kipengele kinachodhibitiwa na sera, na mratibu pamoja na mtumiaji anayeanza unukuzi wote wanahitaji mipangilio iliyowezeshwa kwa mikutano, semina za mtandaoni, au kumbi za miji ili kujumuisha unukuzi.
Hii ndiyo sehemu ambayo watu huiruka, kisha kulaumu Timu. Wakati mwingine Timu zinastahili. Hata hivyo, si mara zote.
4. Jinsi ya Kuwezesha Vidokezo vya AI katika Timu Unapopanga Mkutano 📅
Kwa waandaaji wa mikutano, njia rahisi zaidi ni kuandaa Maelezo ya AI kabla ya mkutano kuanza. Hiyo inawapa Timu nafasi zaidi ya kuishi vizuri, kama paka ambaye tayari amelishwa.
Ili kuongeza Mwezeshaji wakati wa kupanga ratiba:
-
Fungua Kalenda katika Timu.
-
Chagua Mpya.
-
Washa mkutano wa Timu .
-
Chagua Chaguo.
-
Nenda kwa Copilot na AI nyingine.
-
Hakikisha Ruhusu Copilot na Mwezeshaji vimewekwa kwenye mojawapo ya:
-
Wakati wa mkutano pekee
-
Wakati na baada ya mkutano
-
-
Washa kibadilishaji cha Mwezeshaji
-
Chagua Tumia.
wa Microsoft yanasema hii ndiyo njia ya kupanga ratiba, na pia yanabainisha kuwa Mwezeshaji anaweza kuongezwa tu kwenye mikutano iliyopangwa, si mikutano ya njia, mikutano ya papo hapo, au simu za Timu.
Mwaliko mzuri wa mkutano husaidia pia. Ongeza ajenda rahisi katika maelezo au madokezo ya mkutano. Mwezeshaji anaweza kuangalia ajenda katika madokezo ya mwaliko au ya mkutano wa Loop na kuitumia kusaidia kuweka majadiliano yakiwa yamepangwa. Sio uchawi, lakini karibu sana wakati mkutano wako una nyakati nyingi sana za "jambo moja tu".
5. Jinsi ya Kuwasha Vidokezo vya AI Wakati wa Mkutano wa Timu za Moja kwa Moja 🎙️
Labda umesahau kuiwasha wakati wa kupanga ratiba. Inatokea. Unafungua mkutano, mtu anasema "Je, akili bandia inaweza kuandika maelezo?", na ghafla kila mtu anamtazama mratibu kana kwamba anadhibiti mwezi.
Ili kuwasha Mwezeshaji wakati wa mkutano:
-
Jiunge na mkutano wa Timu.
-
Chagua Vitendo Zaidi kutoka kwa vidhibiti vya mkutano.
-
Chagua Washa Kiwezeshaji.
-
Chagua lugha ya mkutano ikiwa Timu zitauliza.
-
Subiri dakika chache ili maelezo yaanze kuonekana.
Mara tu Mwezeshaji akiwa amewashwa, aikoni ya Vidokezo hubadilika ili kuonyesha kwamba vidokezo vinavyozalishwa na AI vinafanya kazi. Microsoft inasema vidokezo havionekani mara moja na vinaweza kuchukua dakika chache kwa sababu vinatokana na majadiliano yaliyorekodiwa kwenye nakala.
Maelezo moja muhimu ya jukumu: washiriki wa simu wanaweza kuona madokezo ya moja kwa moja, lakini ni waandaaji au wawasilishaji pekee wanaotumia Timu kwenye kompyuta ya mezani au wavuti ndio wanaoweza kuwasha au kuzima Mratibu wakati wa mkutano.
Kwa hivyo, ikiwa mtu anajiunga kutoka kwa simu kwenye teksi na kuuliza kwa nini hawawezi kuiwasha, hiyo inaweza kuwa sababu. Inakera? Ndiyo. Ina mantiki? Zaidi.
6. Jinsi ya Kupata Vidokezo vya AI Baada ya Mkutano wa Timu 🔎
Baada ya mkutano kuisha, maelezo hayatoweka kwenye ukungu wa uzalishaji. Kwa kawaida unaweza kuyapata kutoka kwa gumzo la mkutano au Muhtasari.
Ili kukagua maudhui yaliyozalishwa na akili bandia (AI) baada ya mkutano:
-
Fungua Gumzo katika Timu.
-
Chagua gumzo la mkutano.
-
Chagua Muhtasari juu.
-
Chagua Maelezo au maelezo ya AI, kulingana na uzoefu ulioonyeshwa kwa mpangaji wako.
Microsoft inasema maudhui yanayozalishwa na mwezeshaji yanaweza kufikiwa kupitia gumzo la mkutano na maelezo ya mkutano katika Muhtasari baada ya mkutano kuisha. Maelezo ya mkutano yanayozalishwa na akili bandia (AI) yanahifadhiwa kwenye ukurasa wa Microsoft Loop, na washiriki wa mkutano wanaweza kuhariri ukurasa huo wa Loop kabla, wakati, au baada ya mkutano.
Kwa muhtasari wa maelezo ya AI kwa upana zaidi, Microsoft inasema watumiaji wanaweza kutazama maelezo yanayotokana na mwongozo na AI pamoja na kazi za ufuatiliaji kwa kuchagua maelezo ya AI katika muhtasari wa tukio, mradi mkutano huo unakidhi mahitaji ya unukuzi.
Hapa ndipo AI Notes inakuwa zaidi ya mbinu ya mkutano. Unaweza kufanya maamuzi, kazi, muktadha uliokosekana, na ufuatiliaji bila kurudia mazungumzo yote kana kwamba unachunguza eneo dogo la uhalifu ofisini 🕵️.
7. Jedwali la Ulinganisho: Njia za Kutumia Vidokezo vya AI katika Timu 📊
| Mbinu / Kipengele | Bora zaidi kwa | Sharti kuu | Unachopata | Kipande kinachokera kidogo |
|---|---|---|---|---|
| Maelezo ya moja kwa moja ya AI ya Mwezeshaji | Mikutano ambapo watu wanahitaji maelezo wanapozungumza | Leseni ya Microsoft 365 ya upigaji ndege | Maelezo, maamuzi, maswali, kazi za wakati halisi | Mahitaji ya aina ya mkutano unaoungwa mkono - si kila mkutano unaofaa |
| Maelezo ya AI katika Muhtasari | Kukutana baada ya mkutano | Mkutano unaostahiki ulioandikwa | Madokezo, kazi, muhtasari wa maudhui | Haitaonyesha ikiwa manukuu hayapo |
| Msaidizi wa rubani "Tengeneza maelezo ya mkutano" | Muhtasari wa haraka baada ya mkutano | Msaidizi wa Microsoft 365 | Mada muhimu na vipengele vya utekelezaji | Bado unahitaji kuithibitisha, bila shaka |
| Maelezo ya Timu za Mwongozo | Mikutano rahisi ya ndani | Ufikiaji wa madokezo ya mkutano wa msingi | Ajenda, madokezo, kazi | Mtu lazima aandike, ni jambo la kusikitisha lakini ni kweli |
| Kurekodi pamoja na nakala | Mapitio na mtiririko wa kazi wa kufuata sheria | Sera ya kurekodi/kunukuu imewezeshwa | Muktadha wa nakala na uchezaji unaoweza kutafutwa | Inaweza kusababisha maswali ya hifadhi na faragha |
Mwongozo wa usaidizi wa Microsoft kwa madokezo yanayotokana na Copilot unasema watumiaji wanaweza kuchagua Copilot kutoka kwenye gumzo la mkutano, kuchagua vidokezo zaidi, kutoa madokezo ya mkutano, kuyanakili, na kuyabandika kwingineko, huku pia wakiwakumbusha watumiaji kuthibitisha matokeo ya AI kwa sababu inaweza kuwa si sahihi.
8. Mpangilio Bora wa Mkutano kwa Vidokezo Bora vya AI katika Timu 🧠
Kujua Jinsi ya kuwezesha Madokezo ya AI katika Timu ni nusu ya kazi. Kupata madokezo yenye thamani ni nusu nyingine. AI ni nzuri katika muundo, lakini si msomaji wa akili anayevaa vifaa vya sauti. Inahitaji ingizo safi.
Tumia mpangilio huu:
-
Ongeza ajenda iliyo wazi kabla ya mkutano.
-
Sema maamuzi kwa sauti kubwa: "Uamuzi: tutazindua majaribio wiki ijayo."
-
Wape wamiliki kazi kwa maneno: "Maya anamiliki ufuatiliaji wa kifedha."
-
Sitisha kabla ya kubadilisha mada.
-
Epuka watu watano kuzungumziana. Ndiyo, wenye tamaa.
-
Tumia majina mara kwa mara ili umiliki wa kazi uwe wazi zaidi.
-
Weka lugha ya mkutano ikiwa sawa inapowezekana.
-
Angalia maelezo kabla ya kuyashiriki kwa upana.
Mwezeshaji anaweza kugundua ajenda kutoka kwa mwaliko wa mkutano au maelezo ya mkutano wa Loop, na inaweza kusaidia kufuatilia mada za ajenda wakati wa mkutano.
Ujanja mzuri kimya kimya: tangaza vitendo vyako kama unavyosimulia kwa ajili ya msaidizi aliyechoka sana. Sio roboti, eleza tu. "Kipengele cha vitendo: Jordan atatuma deki iliyosasishwa." Aina hiyo ya sentensi hufanya maandishi ya AI yasilazimike sana.
9. Matatizo ya Kawaida Wakati Noti za AI Hazionekani ⚠️
Ikiwa Vidokezo vya AI havipo katika Timu, usidhani mara moja kuwa kipengele kimeharibika. Huenda ikawa hivyo, lakini kuna vizuizi kadhaa vya kawaida.
Sababu za kawaida ni pamoja na:
-
Hakuna haki ya Copilot au Teams Premium kwa kipengele unachojaribu kutumia.
-
Msaidizi wa rubani amezimwa katika sera za mikutano ya Timu.
-
Unukuzi umezimwa kwa mratibu au mtu anayejaribu kuuanzisha.
-
Mkutano ni mfupi sana kwa maelezo ya Muhtasari wa AI.
-
Mkutano haukuandikwa.
-
Aina ya mkutano isiyoungwa mkono, kama vile mkutano wa kituo cha Mwezeshaji.
-
Jukumu lisilo sahihi, kama vile mhudhuriaji akijaribu kuwasha Mwezeshaji.
-
Vikwazo vya washiriki wa nje.
-
Lebo za unyeti au uondoaji wa ajenda ya kuzuia usimbaji fiche.
Nyaraka za Microsoft zinabainisha kuwa Timu hutumia nakala ya matukio, data ya mahudhurio, na data ya PowerPoint Live kutoa vipengele vya Muhtasari wa Akili unaoendeshwa na AI, kwa hivyo kukosa data ya nakala kunaweza kumaanisha kukosa thamani ya muhtasari wa AI.
Kwa maelezo ya Mwezeshaji wa moja kwa moja, kumbuka kwamba waandaaji na wawasilishaji pekee kwenye kompyuta ya mezani au wavuti ndio wanaoweza kuwasha au kuzima Mwezeshaji wakati wa mkutano. Watumiaji wa simu wanaweza kutazama maelezo ya moja kwa moja lakini hawawezi kuamilisha kipengele hicho kwa njia hiyo hiyo.
10. Faragha, Ruhusa, na Kanuni ya "Tafadhali Thibitisha Hii" 🔐
Vidokezo vya AI vinasaidia, lakini si mtaalamu wa sheria, afisa wa kufuata sheria, au mfanyakazi mwenzako anayependa sana maelezo. Vinatokana na data ya mkutano, na vinaweza kukosa muktadha, kueleza jambo kwa njia isiyoeleweka, au kugeuza majadiliano yasiyo nadhifu kuwa muhtasari unaoonekana kuwa wa kujiamini ambao kwa kiasi kikubwa ni sahihi.
Microsoft inasema kwamba maudhui yanayozalishwa na AI katika muhtasari wa Timu yanategemea nakala ya tukio na inaendeshwa na GPT na mifumo mingine ya AI, na kwamba inaweza kuwa si sahihi, haijakamilika, au haifai.
Kwa hivyo kanuni ya vitendo ni rahisi:
-
Kagua Maelezo ya AI kabla ya kuyatuma kwa wateja.
-
Angalia maamuzi, nambari, majina, na tarehe za mwisho.
-
Thibitisha maelezo nyeti kabla ya kuyahifadhi au kuyasambaza.
-
Epuka kutegemea AI Notes kama rekodi pekee ya maamuzi ya kisheria, HR, fedha, au yaliyodhibitiwa.
-
Hakikisha wahudhuriaji wanaelewa sera za unukuzi na muhtasari unaotokana na akili bandia (AI).
Timu pia zina chaguo za mikutano na vidhibiti vya usimamizi kwa maudhui nyeti ya mikutano, ikiwa ni pamoja na vidhibiti vinavyohusiana na kunakili, kusambaza, kurekodi, manukuu, na maarifa yanayotokana na AI.
Paranoia kidogo hapa ni nzuri. Sio paranoia ya kawaida, ila "labda usibandike muhtasari mbichi wa AI kwenye memo ya ubao bila kuisoma" paranoia.
11. Vidokezo vya Usambazaji kwa Wasimamizi na Mameneja wa Timu 🚀
Kutoa Vidokezo vya AI hufanya kazi vizuri zaidi unapogeuza swichi na kutumaini kila mtu atafanya kama video ya mafunzo.
Mpango rahisi wa utekelezaji:
-
Chagua kikundi kidogo cha majaribio.
-
Thibitisha leseni na sera.
-
Washa mipangilio ya unukuzi na Copilot kwa kundi hilo.
-
Unda mkutano wa majaribio.
-
Jaribu maelezo ya moja kwa moja ya Mwezeshaji.
-
Jaribu madokezo ya Muhtasari wa AI baada ya mkutano.
-
Andika hatua halisi ambazo watumiaji wako wanaona.
-
Unda mwongozo mfupi wa ndani wa "wakati wa kutumia Vidokezo vya AI".
-
Jumuisha vikumbusho vya faragha.
-
Waulize watu kilichowachanganya, kwa sababu watakuambia. Kwa sauti kubwa.
Sababu ya majaribio ni kwamba uzoefu wa Timu unaweza kutofautiana kulingana na leseni, sera za usimamizi, aina ya mkutano, toleo la mteja, na mipangilio ya shirika. Sio kitufe kikubwa chekundu. Ni kama droo iliyojaa vitufe, vingine vikiwa na lebo bora kuliko vingine.
12. Jibu la Haraka: Jinsi ya Kuwezesha Vidokezo vya AI katika Timu 🏁
Hapa kuna toleo fupi la Jinsi ya kuwezesha Vidokezo vya AI katika Timu:
Kwa wasimamizi:
-
Nenda kwenye kituo cha usimamizi cha Timu.
-
ya Wazi > Sera za Mikutano.
-
Katika Kurekodi na kunakili, wezesha sera sahihi ya Mratibu .
-
Hakikisha unakili unaruhusiwa.
-
Wape watumiaji sahihi sera hiyo.
Kwa waandaaji:
-
Unda mkutano uliopangwa wa Timu.
-
Fungua Chaguo > Kopilot na AI nyingine.
-
Weka Ruhusu Msaidizi Mwenza na Mwezeshaji kwenye chaguo lililowezeshwa.
-
Washa Mwezeshaji.
-
Tumia mpangilio.
Wakati wa mkutano:
-
Chagua Vitendo Zaidi.
-
Chagua Washa Mwezeshaji.
-
Subiri dakika chache ili madokezo yanayotokana na akili bandia yaonekane.
Baada ya mkutano:
-
Fungua gumzo la mkutano.
-
Nenda kwenye Muhtasari.
-
Chagua Vidokezo au Vidokezo vya AI.
Hilo ndilo toleo safi. Toleo la vitendo linajumuisha kuangalia leseni, sera, unukuzi, majukumu, na kama Timu zinafurahia mojawapo ya siku hizo.
Mawazo ya Kufunga 💬
Jinsi ya kuwezesha Vidokezo vya AI katika Timu si vigumu mara tu vipande vikiwa vimepangwa, lakini ni rahisi kuchanganya vipande. Wasimamizi hudhibiti malango ya sera. Waandaaji hudhibiti usanidi wa mikutano. Wawasilishaji na waandaaji wanaweza kuwasha Mwezeshaji katika mikutano inayoungwa mkono. Unukuzi humpa AI kitu cha kufanya kazi nacho. Muhtasari ni pale ambapo mkutano unakuwa rahisi kutafutwa, kusomwa, na - ikiwezekana - kutokuwa na kumbukumbu nyingi.
Mpangilio bora ni rahisi: wezesha sera sahihi, washa unukuzi, panga ratiba ya mkutano ipasavyo, tumia Mwezeshaji wakati madokezo ya moja kwa moja yana umuhimu, na uhakiki matokeo kabla ya kuyachukulia kama ukweli uliochongwa kwenye vidonge vya mawe 🪨. Madokezo ya AI yanasaidia sana, lakini bado ni madokezo kutoka kwa mashine inayosikiliza wanadamu wakiingiliana. Kwa hivyo ndio, yatumie. Weka nyusi moja juu kidogo.
Mfano halisi: Kutumia Vidokezo vya AI kwa mkutano wa kila wiki wa mradi wa mteja 🧾
Hali
Hebu fikiria shirika dogo la wavuti linaloendesha mkutano wa Timu wa dakika 45 kila wiki na mteja. Matatizo yaleyale yanaendelea kutokea: maamuzi huzikwa kwenye gumzo, mambo ya utekelezaji hayakumbukwi, na mtu hutumia dakika 20-30 baada ya kila mkutano akibadilisha maelezo yaliyochanganyikiwa kuwa sasisho la mteja.
Huu ni mfano wa kubuni lakini wa kweli. Shirika hutumia Vidokezo vya AI katika Timu kuunda rasimu ya kwanza ya maelezo ya mkutano, kisha meneja wa mradi hupitia matokeo kabla ya chochote kwenda kwa mteja. Sehemu hiyo ya mwisho ni muhimu. AI inasaidia na usimamizi, si kuchukua nafasi ya mtu anayeelewa mradi.
Mkutano umepangwa katika Timu, unukuzi umewezeshwa, na Mwezeshaji huwashwa kabla ya simu kuanza. Hilo linalingana na hoja kuu ya makala: Vidokezo vya AI hufanya kazi vizuri zaidi wakati leseni, sera ya mikutano, unukuzi, na usanidi wa mikutano vyote vimepangwa kwanza.
Kile ambacho msaidizi anahitaji
Kwa mpangilio huu, mratibu huandaa:
Mkutano wa Timu uliopangwa, si wito wa haraka wa dharura.
Ajenda fupi katika mwaliko wa mkutano.
Unukuzi umewezeshwa kwa ajili ya mkutano.
Mwezeshaji amewashwa kabla ya mkutano kuanza.
Meneja wa mradi aliyepewa jukumu la kukagua maelezo ya AI.
Orodha rahisi ya ukaguzi wa majina, tarehe, gharama, tarehe za mwisho, na maamuzi ya mteja.
Ajenda nzuri inaweza kuonekana kama hii:
Ajenda:
Kagua matokeo ya wiki iliyopita.
Thibitisha mabadiliko ya nakala ya ukurasa wa nyumbani.
Amua kama utaweka au kuondoa video ya ukurasa wa bei.
Wape wamiliki kazi za uzinduzi.
Thibitisha tarehe inayofuata ya ukaguzi.
Hilo huipa AI muundo zaidi kuliko mwaliko usioeleweka wa "kufuatilia mradi". Pia husaidia wanadamu kubaki wametawanyika kidogo, ambayo huwa ni bonasi kila wakati.
Mfano wa maelekezo
Mwanzoni mwa mkutano, mratibu anaweza kusema kitu kama:
"Tunatumia madokezo yaliyozalishwa na AI leo kurekodi maamuzi na vipengee vya utekelezaji. Tafadhali taja maamuzi kwa uwazi, jumuisha jina la mmiliki kwa kila kazi, na taja tarehe za mwisho inapowezekana. Tutapitia madokezo kabla ya kuyashiriki baada ya mkutano."
Wakati wa mkutano, meneja wa mradi anaweza kuweka wazi mambo ya utekelezaji:
"Uamuzi: tunaweka video ya ukurasa wa bei kwa ajili ya uzinduzi."
"Jambo la kuchukua hatua: Priya atatuma nakala ya ukurasa wa nyumbani uliorekebishwa ifikapo Alhamisi saa 9 mchana."
"Kipengele cha utekelezaji: Mark ataangalia kama lebo za uchanganuzi zinatumika ipasavyo kabla ya Ijumaa."
Hii inaweza kuhisi kama ni rasmi mwanzoni, lakini inaipa AI nafasi safi za kufanya kazi nayo. Majadiliano yasiyoeleweka yanaingia, maelezo yasiyoeleweka yanatoka. Maamuzi wazi yanaingia, maelezo ya vitendo yanatoka.
Jinsi ya kuijaribu
Fanya mtihani mdogo wa mechi tatu kabla ya kuusambaza kwa timu nzima.
Mkutano wa 1: Tumia maelezo ya kawaida ya mwongozo pekee.
Mkutano wa 2: Tumia Vidokezo vya AI, lakini bila ajenda iliyopangwa.
Mkutano wa 3: Tumia Vidokezo vya AI vyenye ajenda iliyo wazi na umbizo la kitendo cha maneno.
Baada ya kila mkutano, angalia:
Inachukua muda gani kutoa maelezo ya mwisho yanayofaa kwa mteja.
Ni vipengee vingapi vya utekelezaji vinavyohitaji kusahihishwa.
Ikiwa tarehe za mwisho zimeorodheshwa kwa usahihi.
Ikiwa mmiliki sahihi ameunganishwa na kila kazi.
Ikiwa muhtasari unajumuisha chochote ambacho hakikukubaliwa.
Mkaguzi anapaswa kulinganisha maelezo ya AI dhidi ya nakala kabla ya kutuma chochote nje. Hii ni muhimu hasa kwa pesa, ratiba, maneno ya kisheria, idhini, au ahadi za mteja.
Matokeo
Matokeo ya kielelezo, kulingana na muda wa mikutano mitatu ya mradi ya sampuli ya dakika 45:
Maelezo ya mwongozo pekee: dakika 28 za kutoa sasisho safi la mteja.
Vidokezo vya AI visivyo na ajenda iliyo wazi: dakika 17 za kupitia na kusafisha vidokezo.
Vidokezo vya AI vyenye ajenda na vipengele vya vitendo vilivyosemwa wazi: dakika 9 za kukagua na kutuma sasisho la mwisho.
Hiyo ni takriban dakika 19 zilizookolewa kwa kila mkutano ikilinganishwa na mchakato wa mwongozo. Katika mikutano minne ya kila wiki ya wateja kwa mwezi, hiyo ingeokoa takriban dakika 76 kila mwezi kwa meneja mmoja wa mradi.
Ukaguzi wa ubora ni muhimu kama vile kuokoa muda. Katika jaribio hili la mfano, toleo la Vidokezo vya AI lililopangwa lilinasa vipengee 8 kati ya 9 vya vitendo kwa usahihi. Hitilafu moja ilikuwa tarehe ya mwisho iliyohitaji marekebisho ya kibinadamu. Hiyo ndiyo sababu hasa Vidokezo vya AI vinapaswa kuchukuliwa kama rasimu ya kwanza yenye nguvu, si chanzo cha mwisho cha ukweli.
Ni nini kinachoweza kwenda vibaya
Kushindwa kwa kawaida ni usemi usioeleweka. Ikiwa mtu atasema, “Tupange hilo wiki ijayo,” AI inaweza isijue ni nani anayemiliki “hilo” au “wiki ijayo” inamaanisha nini.
Hatari zingine ni pamoja na:
Kazi inayopewa mtu asiyefaa.
Pendekezo laini limeandikwa kama uamuzi thabiti.
Tarehe ya mwisho iliyokosa au iliyosikilizwa vibaya.
Maelezo nyeti ya mteja yanaonekana katika madokezo ambayo hushirikiwa sana.
Nakala hiyo haipatikani, jambo ambalo linadhoofisha muhtasari wa baada ya mkutano.
Mratibu akidhani kwamba Vidokezo vya AI viko sahihi kiotomatiki kwa sababu vinaonekana nadhifu.
Marekebisho haya si ya kupendeza lakini yanafaa: tumia orodha ya ukaguzi, thibitisha vipengee vya kuchukua hatua kabla ya mkutano kuisha, na usitume maelezo ghafi ya AI moja kwa moja kwa mteja.
Kuchukua kwa vitendo
Vidokezo vya AI katika Timu hufanya kazi vizuri zaidi wakati mkutano tayari umeendeshwa vizuri. Ongeza ajenda, washa mipangilio sahihi, sema maamuzi wazi, na ufanye mtu mmoja awajibike kwa ukaguzi. Fanya hivyo, na Vidokezo vya AI vinaweza kugeuza mkutano uliojaa vitu kuwa ufuatiliaji unaoweza kutumika kwa dakika chache badala ya kuunda hati nyingine ambayo kila mtu anapaswa kujadili baadaye.
Maswali Yanayoulizwa Mara kwa Mara
Ninawezaje kuwezesha Vidokezo vya AI katika Timu kama msimamizi?
Ili kuwezesha Vidokezo vya AI katika Timu kama msimamizi, anza katika kituo cha usimamizi cha Timu. Nenda kwenye Mikutano, fungua sera za Mikutano, na uhakiki sehemu ya Kurekodi na kunakili. Hakikisha nakala ya nakala inaruhusiwa na unakili umewezeshwa kwa watumiaji sahihi. Sera pia inahitaji kupewa watu ambao wanapaswa kupata vidokezo vya AI.
Ninahitaji leseni gani kwa AI Notes katika Timu?
Leseni inategemea kipengele cha noti za AI unachotaka kutumia. Noti za AI zinazozalishwa moja kwa moja na Mwezeshaji kwa kawaida huhitaji Microsoft 365 Copilot. Noti za AI katika Muhtasari zinaweza kutegemea ufikiaji wa Teams Premium au Copilot. Katika mashirika mengi, wasimamizi wanapaswa kuangalia sera za leseni na mikutano kabla ya kudhani kipengele hicho kinapatikana.
Kwa nini Vidokezo vya AI havionekani katika mkutano wa Timu zangu?
Vidokezo vya AI vinaweza visionekane ikiwa Copilot imezimwa, unukuzi umezuiwa, au aina ya mkutano haitumiki. Mkutano unaweza pia kuwa mfupi sana, haujaandikwa, au unakosa ruhusa sahihi za mratibu. Suluhisho la kawaida ni kuangalia leseni ya mtumiaji, sera ya mikutano ya Timu, mipangilio ya unukuzi, na kama mkutano ulipangwa badala ya kuanza mara moja.
Je, ninaweza kuwasha Vidokezo vya AI wakati wa mkutano wa moja kwa moja wa Timu?
Ndiyo, katika mikutano inayoungwa mkono, mratibu au mwasilishaji anaweza kuwasha Mratibu wakati wa mkutano. Kwa kawaida hufanya hivi kutoka kwa Vitendo Zaidi katika vidhibiti vya mkutano, kisha chagua Washa Mratibu. Maelezo yanaweza kuchukua dakika chache kuonekana kwa sababu Timu zinahitaji maudhui ya majadiliano kutoka kwa nakala kabla ya kutoa maelezo muhimu.
Ninaweza kupata wapi Vidokezo vya AI baada ya mkutano wa Timu?
Baada ya mkutano, fungua gumzo la mkutano katika Timu na uchague Muhtasari. Kulingana na usanidi wako, unaweza kuona maelezo ya Vidokezo au AI. Maelezo yanayotokana na mwezeshaji yanaweza pia kuonekana kupitia gumzo la mkutano na maelezo ya mkutano. Kwa kawaida, maelezo ya AI ya baada ya mkutano hufanya kazi vizuri zaidi wakati mkutano ulinakiliwa na kukidhi mahitaji ya kipengele.
Kuna tofauti gani kati ya maelezo ya mkutano wa Mwezeshaji, Muhtasari, na Mratibu?
Mwezeshaji ni hasa kwa ajili ya madokezo ya moja kwa moja yanayozalishwa na AI wakati wa mkutano. Muhtasari ni mahali ambapo watumiaji hupitia madokezo, kazi, na maudhui ya mkutano baadaye. Madokezo ya mkutano wa Copilot huzalishwa kupitia uzoefu wa Copilot kutoka kwa gumzo la mkutano au muhtasari. Yanaingiliana, lakini si kipengele sawa kabisa, kwa hivyo mahitaji ya usanidi yanaweza kutofautiana.
Je, mikutano ya Timu inahitaji unukuzi ili madokezo ya AI yafanye kazi?
Katika mtiririko mwingi wa kazi wa noti za AI za Timu, unukuzi ni muhimu kwa sababu huipa AI kitu cha kuchanganua. Muhtasari Noti za AI hutegemea hasa upatikanaji wa nakala na ustahiki wa mkutano. Wasimamizi wanapaswa kuthibitisha kwamba unukuzi unaruhusiwa katika sera za mikutano, na waandaaji wanapaswa kuhakikisha kuwa mkutano umenakiliwa wanapohitaji noti za baada ya mkutano.
Nani anaweza kuwasha Mwezeshaji wa Vidokezo vya AI katika Timu?
Kwa kawaida, Mwezeshaji anaweza kuwashwa na waandaaji au wawasilishaji wanaotumia Timu kwenye kompyuta ya mezani au wavuti. Watumiaji wa simu wanaweza kutazama madokezo ya moja kwa moja, lakini wanaweza wasiweze kuwasha Mwezeshaji wenyewe. Tofauti hii ya majukumu mara nyingi huelezea kwa nini mshiriki mmoja huona chaguo la madokezo huku mtu mwingine hawezi kuiwezesha.
Ninawezaje kupata maelezo bora ya mikutano yanayotokana na akili bandia (AI) katika Timu?
Tumia ajenda iliyo wazi, zungumza maamuzi kwa sauti, na ugawanye mambo ya utekelezaji kwa majina waziwazi. Epuka watu kuzungumziana inapowezekana, na uendelee kutumia lugha ya mkutano kwa uthabiti. Madokezo ya AI hufanya kazi vizuri zaidi wakati mkutano una muundo. Pia husaidia kupitia madokezo kabla ya kuyashirikisha kwa upana.
Je, Vidokezo vya AI katika Timu vinaaminika vya kutosha kushiriki?
Vidokezo vya AI ni muhimu, lakini bado vinapaswa kuchunguzwa kabla ya kushirikiwa, hasa na wateja au uongozi. Pitia majina, nambari, maamuzi, tarehe za mwisho, na maelezo nyeti. Sheria ya vitendo ya makala ni kuchukulia vidokezo vya AI kama rasimu muhimu, si rekodi kamili ya kisheria au ya kufuata sheria. Mapitio ya kibinadamu bado ni muhimu.
Marejeleo
-
Usaidizi wa Microsoft - Mwezeshaji katika mikutano ya Timu za Microsoft - support.microsoft.com
-
Microsoft Learn - Mipangilio ya sera ya mkutano wa Copilot - learn.microsoft.com