Jinsi ya kutumia akili bandia kazini [Video na Maswali]

Kwa kifupi: Tumia akili bandia kazini kwa ajili ya kuandika, kufupisha, kupanga na kuchambua mambo kwa njia isiyo na hatari kubwa, huku ukiwaweka watu katika uwajibikaji kwa usahihi na maamuzi. Anza na kazi moja inayojirudia, ondoa taarifa nyeti, na uhakiki kila matokeo - hasa wakati inaweza kuathiri haki za mtu, riziki, usalama au mustakabali wake.

Uwajibikaji: Hakikisha watu waliohitimu wanabaki kuwajibika kwa maamuzi yenye athari kubwa na idhini za mwisho.

Faragha: Tumia zana zilizoidhinishwa, na uondoe taarifa za siri au za utambuzi kabla ya kuwasilisha chochote.

Uwazi: Fichua matumizi ya akili bandia (AI) wakati wowote sera ya mahali pa kazi, matarajio ya mteja au matokeo yanayowezekana yanapohitaji.

Uthibitisho: Angalia ukweli, wamiliki, tarehe za mwisho na mawazo dhidi ya nyenzo asilia.

Upimaji: Pima muda wote, marekebisho yanayohitajika na athari ya mtumiaji kabla ya kupanua mtiririko wowote wa kazi.

1. Matumizi ya AI Kazini Yanahusisha Nini

Kutumia AI kazini haimaanishi lazima kumbadilisha mtu au kuifanyia kazi kazi kamili kiotomatiki. Katika sehemu nyingi za kazi, AI ni muhimu zaidi kama zana ya usaidizi.

Fikiria kama msaidizi wa haraka na mwenye kujiamini kupita kiasi.

Inaweza kukusaidia:

• Rasimu ya barua pepe na hati

• Fupisha taarifa ndefu

• Tengeneza mawazo

• Panga maelezo yaliyotawanyika

• Chambua data ya msingi

• Jitayarishe kwa mikutano

• Unda orodha na mipango

• Andika upya maudhui kwa hadhira tofauti

• Eleza dhana zisizojulikana

• Badilisha mawazo yasiyo na msingi kuwa kitu kinachofaa

AI mara nyingi inaweza kutoa toleo la kwanza linalofaa kwa sekunde. Huenda isiwe kamilifu - wakati mwingine ni rasmi kupita kiasi, wakati mwingine inajirudia, na mara kwa mara huingia kwenye ua kwa ujasiri.

Hata hivyo, kuanza na kitu kwa kawaida ni rahisi kuliko kuanza bila kitu.

Lengo si kuruhusu akili bandia (AI) ifanye mawazo yako. Lengo ni kutumia muda mfupi kwenye msuguano usio na thamani ili uwe na nguvu zaidi kwa ajili ya hukumu, ubunifu, mahusiano, na maamuzi.

2. Kwa Nini Kujifunza Jinsi ya Kutumia AI Kazini Ni Muhimu

Kazi imejaa kazi ndogo ndogo zinazotumia muda mwingi kuliko zinavyostahili.

Barua pepe ya dakika tano hugeuka kuwa dakika ishirini kwa sababu huwezi kupata mstari sahihi wa ufunguzi. Mkutano hutoa kurasa tatu za maelezo lakini hakuna hatua zilizo wazi. Ripoti inahitaji kuandikwa upya kwa ajili ya uongozi mkuu, wateja, na timu ya kiufundi. Ghafla nusu alasiri imetoweka.

AI inaweza kupunguza muda unaotumika kuhamisha taarifa kutoka umbo moja hadi jingine.

Kwa mfano:

• Maelezo yanakuwa muhtasari

• Muhtasari unakuwa barua pepe

• Barua pepe inakuwa muhtasari wa uwasilishaji

• Wazo gumu huwa mpango wa mradi

• Lahajedwali inakuwa maelezo yaliyoandikwa

• Sera tata inakuwa mwongozo ulio wazi na unaopatikana kwa urahisi

Hapa ndipo faida ya uzalishaji huonekana. Sio katika nyakati za kusisimua za "AI inaendesha kampuni sasa", lakini katika maboresho mengi madogo.

Ni kama vile kuondoa kokoto kwenye kiatu chako. Kokoto moja si tatizo, lakini kutembea na kokoto kumi na mbili siku nzima ni upuuzi.

AI pia inaweza kufanya utaalamu upatikane zaidi. Mfanyakazi mpya anaweza kuomba maelezo ya istilahi zisizojulikana. Meneja anaweza kuchunguza njia tofauti za kupanga maoni. Muuzaji anaweza kuandaa maswali kwa ajili ya sekta ambayo bado hajaielewa.

Kwa kutumia akili bandia (AI) kwa uangalifu, husaidia watu kufikia hatua imara ya kuanzia haraka zaidi.

3. Kazi Bora Zaidi za Kutoa AI Mahali pa Kazi

Njia rahisi zaidi ya kuelewa jinsi ya kutumia akili bandia kazini ni kutenganisha kazi katika kategoria tatu: kuunda, kubadilisha, na kuchambua.

Unda

AI inaweza kuunda rasimu ya kwanza kulingana na maagizo yako.

Mifano ni pamoja na:

• Barua pepe

• Mapendekezo

• Maelezo ya kazi

• Ajenda

• Machapisho ya kijamii

• Vifaa vya mafunzo

• Majibu ya wateja

• Muhtasari wa uwasilishaji

• Maswali ya mahojiano

Kifungu cha maneno "rasimu ya kwanza" ni muhimu hapa. Maudhui yanayozalishwa na AI kwa kawaida yanapaswa kupitiwa kabla ya kutumwa, kuchapishwa, au kuwasilishwa.

Badilisha

Hii ni mojawapo ya matumizi bora zaidi ya AI mahali pa kazi. Unaipa taarifa zilizopo na kuiomba ibadilishe muundo, urefu, mtindo, au kiwango cha ugumu.

Kwa mfano:

• Fupisha ripoti ndefu

• Badilisha madokezo kuwa vitu vya vitendo

• Andika upya lugha ya kiufundi kwa wateja

• Badilisha aya kuwa pointi muhimu

• Fanya ujumbe usikike kitaalamu zaidi

• Badilisha nakala kuwa muhtasari

• Tafsiri misamiati ya ndani katika lugha ya kawaida inayoeleweka

Kazi za mabadiliko kwa kawaida hufanya kazi vizuri kwa sababu AI ina nyenzo za kufanya kazi nazo. Sio kubuni kila kitu kuanzia mwanzo.

Chambua

AI inaweza pia kusaidia kutambua mifumo, kulinganisha taarifa, na kupanga tatizo.

Kazi za uchambuzi wa vitendo ni pamoja na:

• Kuweka maoni ya wateja katika makundi

• Kulinganisha chaguzi kadhaa

• Kutambua hatari zinazowezekana

• Kupata mapengo katika mpango

• Kuunda faida na hasara

• Maswali yanayopendekeza ambayo huenda umekosa

• Kuelezea mitindo katika seti ya data

• Kuainisha maombi ya usaidizi

Hata hivyo, uchambuzi wa akili bandia (AI) unapaswa kuchukuliwa kama msaada, si ukweli usiopingika. Unaweza kukosa muktadha au kutoa mawazo ambayo yanaonekana kuwa ya busara lakini si sahihi kabisa. Mapitio ya kibinadamu bado ndiyo usukani 🚗

4. Jedwali la Ulinganisho: Njia za Vitendo za Kutumia AI Kazini

Kazi ya mahali pa kazi	Kile ambacho AI inaweza kufanya	Pembejeo bora ya kutoa	Uhakiki wa kibinadamu unahitajika?	Kwa nini inafanya kazi
Kuandika barua pepe	Rasimu, fupisha, lainisha, fafanua	Mpokeaji, kusudi, mambo muhimu, hatua inayotarajiwa	Ndiyo	Huondoa msuguano wa ukurasa tupu
Maelezo ya mkutano	Fupisha na toa vitendo	Manukuu au maelezo yaliyopangwa	Bila shaka	Hutenganisha haraka majadiliano na maamuzi
Kupanga utafiti	Pendekeza maswali na maeneo ya mada	Lengo wazi na hadhira	Ndiyo - ukweli unahitaji kuchunguzwa	Husaidia kujenga mfumo wa kuanzia
Usimamizi wa miradi	Unda mipango, hatua muhimu, hatari	Wigo, tarehe ya mwisho, timu, vikwazo	Ndiyo	Hupanga taarifa zilizotawanyika
Tafsiri ya data	Eleza mifumo na kasoro	Data safi pamoja na muktadha wa biashara	Uhakiki mkali unahitajika	Hurahisisha kujadili nambari
Kutafakari mawazo	Kuzalisha mawazo na njia mbadala	Tatizo na mipaka maalum	Wastani	Huzalisha aina mbalimbali, wakati mwingine ufanisi usiotarajiwa
Usaidizi kwa wateja	Rasimu majibu na uainishaji wa masuala	Ujumbe wa wateja na mwongozo wa kampuni	Ndiyo, hasa kesi nyeti	Huongeza kasi ya majibu ya kawaida
Uhariri wa hati	Boresha sauti, sarufi, muundo	Maandishi asilia na hadhira iliyokusudiwa	Kawaida	Haraka kuliko kuhariri sentensi kwa sentensi
Kujifunza	Eleza dhana na unda majaribio	Mada, kiwango cha ujuzi, hali ya kazi	Mwanga hadi wastani	Hufanya mafunzo yawe ya kibinafsi zaidi
Usaidizi wa uamuzi	Linganisha chaguzi na hatari za uso	Vigezo, vikwazo, vipaumbele	Kabisa	Hufafanua mawazo, lakini haipaswi kuamua kwa ajili yako

Jedwali linaweka wazi jambo muhimu: AI inafanya kazi vizuri zaidi wakati kazi imefafanuliwa vizuri.

"Msaada na mradi wangu" si dhahiri.

"Unda orodha ya hatua sita ya uzinduzi kwa ajili ya sasisho dogo la ndani la programu linalohusisha TEHAMA, usaidizi kwa wateja, na mauzo" huipa AI kitu halisi cha kufanya kazi nacho.

Ingizo maalum huunda matokeo maalum. Sio mapinduzi sana, lakini ni kweli.

5. Jinsi ya Kuandika Vidokezo Bora vya AI kwa Kazi

Huna haja ya fomula tata ya kidokezo. Unahitaji tu kutoa muktadha wa kutosha kwa AI ili kuelewa jinsi uzuri unavyoonekana.

Kidokezo cha kutegemewa cha mahali pa kazi kwa kawaida huwa na vipengele vitano:

Kazi

Taja hasa unachotaka.

Mfano:

"Andika barua pepe inayoelezea kuchelewa kwa uwasilishaji."

Muktadha

Eleza kilichotokea na kwa nini kazi hiyo ni muhimu.

Mfano:

"Mtoaji amechelewesha usafirishaji kwa siku nne kutokana na tatizo la hisa."

Hadhira

Mwambie AI ni nani atakayesoma au kutumia matokeo.

Mfano:

"Hadhira ni mteja wa muda mrefu ambaye tayari amekata tamaa."

Toni au umbizo linalohitajika

Eleza jinsi jibu linavyopaswa kusikika au kuonekana.

Mfano:

"Tumia sauti tulivu, ya moja kwa moja, na inayowajibika. Ifanye iwe chini ya maneno 150."

Maelezo yanayohitajika

Orodhesha mambo ambayo lazima yajumuishwe.

Mfano:

"Taja tarehe ya uwasilishaji iliyorekebishwa, chaguo la kurejeshewa pesa, na anwani ya usaidizi."

Kwa pamoja, hoja inakuwa:

"Andika barua pepe kwa mteja wa muda mrefu ukielezea kwamba usafirishaji wake umechelewa kwa siku nne kutokana na tatizo la hisa za muuzaji. Tumia sauti tulivu, ya moja kwa moja, na inayowajibika. Ifanye iwe chini ya maneno 150. Jumuisha tarehe ya uwasilishaji iliyorekebishwa, chaguo la kurejeshewa pesa, na mawasiliano ya usaidizi."

Kidokezo hicho karibu kila mara kitatoa matokeo bora kuliko "Andika barua pepe ya kuchelewa."

Unaweza pia kuuliza AI irekebishe jibu lake yenyewe:

• Fanya hili lisifanyike rasmi sana

• Ondoa marudio

• Ongeza mwito ulio wazi zaidi wa kuchukua hatua

• Andika upya hili kwa hadhira ya watendaji

• Tambua dhana zozote ambazo haziungwi mkono

• Nipe njia mbadala tatu zenye nguvu zaidi

• Pinga pendekezo hili

Hilo la mwisho lina thamani kubwa. Akili bandia (AI) si lazima iwe kiongozi wako wa kushangilia kila wakati. Wakati mwingine inapaswa kuwa mwenzako anayekasirika kidogo anayeuliza, "Lakini nini kitatokea ikiwa dhana hiyo si sahihi?" 🧐

6. Jinsi ya Kutumia AI kwa Barua Pepe na Mawasiliano Mahali pa Kazi

Barua pepe mara nyingi ndio mahali rahisi zaidi pa kuanzia.

AI inaweza kukusaidia unapojua unachotaka kusema lakini huwezi kupata maneno sahihi. Inaweza pia kukusaidia kuepuka ujumbe ambao ni mkweli sana, usioeleweka sana, au aya tatu ndefu kuliko inavyohitajika.

Maombi ya vitendo ni pamoja na:

• Andika upya hili ili lisikike kama la kirafiki lakini thabiti

• Fanya hili liwe fupi zaidi

• Ongeza tarehe ya mwisho iliyo wazi

• Ondoa lugha ya kihisia

• Fanya hili lifae kwa uongozi mkuu

• Geuza hili kuwa ufuatiliaji wa heshima

• Eleza hili bila msamiati wa kiufundi

• Unda chaguo tatu za mstari wa mada

AI ni muhimu sana kwa mawasiliano nyeti, lakini tahadhari ni muhimu. Suala la utendaji, malalamiko, wasiwasi wa kisheria, au jambo la kibinafsi halipaswi kuchukuliwa kama maelezo ya kawaida ya uuzaji.

Tumia akili bandia (AI) kupanga ujumbe, kisha uhakiki kila sentensi.

Jiulize:

• Je, hii ni sahihi?

• Je, inasikika kama mimi?

• Je, maneno haya yanaweza kueleweka vibaya?

• Je, sauti inafaa kwa uhusiano?

• Je, inajumuisha taarifa za kibinafsi ambazo hazikupaswa kuingizwa?

• Je, niko huru kuandika jina langu chini yake?

Swali hilo la mwisho ndilo jaribio rahisi zaidi la kudhibiti ubora. Ukisita kulisaini, usilitume.

7. Kutumia AI kwa Mikutano Inayotoa Matokeo Halisi

Mikutano hutoa taarifa nyingi na, kwa namna fulani, si mara zote huwa na uwazi mwingi.

AI inaweza kusaidia kabla, wakati, na baada ya mkutano.

Kabla ya mkutano

Tumia AI kwa:

• Unda ajenda

• Tambua maswali muhimu

• Fupisha taarifa za usuli

• Tayarisha hoja za kuzungumzia

• Tabiri pingamizi

• Rasimu ya mfumo wa uamuzi

Kidokezo cha vitendo kinaweza kuwa:

"Unda ajenda ya dakika 30 kwa ajili ya mkutano kuhusu kuchelewa kwa wateja kujiunga. Lengo ni kutambua kikwazo kikuu, kukubaliana kuhusu mmiliki, na kuchagua hatua mbili kwa wiki hii."

Baada ya mkutano

AI inaweza kubadilisha maelezo au nakala kuwa:

• Maamuzi muhimu

• Vipengee vya vitendo

• Wamiliki

• Tarehe za mwisho

• Maswali wazi

• Hatari

• Barua pepe za ufuatiliaji

Usiamini kiotomatiki matokeo. Nakala za mkutano zinaweza kuwa na makosa, wasemaji wasioeleweka, vichekesho vinavyoonekana kama ahadi, na ahadi zinazosikika kama utani.

Pitia muhtasari kabla ya kuushiriki.

Uzoefu mzuri ni kuuliza AI itenganishe taarifa katika makundi matatu:

1. Maamuzi yaliyothibitishwa

2. Mawazo yaliyopendekezwa

3. Maswali ambayo hayajatatuliwa

Hii inazuia mapendekezo ambayo hayajajadiliwa nusu yasiweze kuwa sera rasmi kichawi mara moja.

8. Kutumia AI kwa Utafiti Bila Kujenga Upuuzi wa Kujiamini

AI inaweza kukusaidia kuanza utafiti, kupanga mada, na kutambua maeneo yanayofaa kuchunguzwa.

Inaweza:

• Eleza istilahi zisizojulikana

• Kuzalisha maswali ya utafiti

• Linganisha dhana

• Pendekeza kategoria

• Jenga muhtasari

• Fupisha taarifa unazotoa

• Tambua dhana

• Unda maswali ya mahojiano

• Angazia mitazamo iliyokosekana

Kile ambacho hakipaswi kufanya ni kuwa chanzo chako pekee cha ukweli.

AI inaweza kutoa maelezo yasiyo sahihi, mifano iliyobuniwa, taarifa zilizopitwa na wakati, au kauli zinazosikika kuwa za uhakika zaidi kuliko zinavyostahili.

Kwa utafiti wa mahali pa kazi, tumia AI kama mchoraji ramani, si kama eneo lenyewe.

Mchakato wenye busara unaonekana kama hii:

1. Muulize AI ieleze mada.

2. Tambua madai muhimu.

3. Thibitisha mambo muhimu kwa kutumia taarifa za ndani au za nje zinazoaminika.

4. Uliza AI ipange matokeo yaliyothibitishwa.

5. Pitia matokeo ya mwisho kwa usahihi na upendeleo.

Unaweza pia kuishawishi akili bandia (AI) kuonyesha kutokuwa na uhakika:

• Ni sehemu gani za jibu hili ambazo huenda zisitegemeeke?

• Unafanya mawazo gani?

• Ni mambo gani ninayopaswa kuthibitisha?

• Ni taarifa gani ingeweza kubadilisha pendekezo hili?

• Nipe hoja kali zaidi dhidi ya hitimisho hili.

Vidokezo hivi havitafanya akili bandia isiweze kukosea, lakini vinahimiza kufikiria kwa makini zaidi.

9. Jinsi ya Kutumia AI kwa Data, Ripoti, na Lahajedwali

AI inaweza kurahisisha kueleweka kwa nambari, hasa kwa watu ambao hawaishi ndani ya lahajedwali siku nzima.

Inaweza kukusaidia:

• Eleza fomula

• Pendekeza miundo ya lahajedwali

• Panga data

• Fupisha mitindo

• Badilisha takwimu kuwa maelezo yaliyoandikwa

• Tambua kasoro zinazowezekana

• Unda mapendekezo ya chati

• Sehemu za ripoti za rasimu

• Tafsiri matokeo ya kiufundi katika lugha ya biashara

Kwa mfano, badala ya kuuliza:

"Data hii ina maana gani?"

Jaribu:

"Pitia jedwali hili la mauzo la kila mwezi. Tambua mabadiliko matatu makubwa zaidi, pendekeza maelezo yanayowezekana, na orodhesha maswali ninayopaswa kuuliza kabla ya kufikia hitimisho."

Kifungu hicho cha mwisho ni muhimu. Data mara chache hujieleza yenyewe.

Kushuka kwa mauzo kunaweza kutokana na mahitaji ya chini, rekodi zinazokosekana, mifumo ya msimu, mabadiliko ya bei, mkataba uliocheleweshwa, au mtu kubandika thamani kwa bahati mbaya kwenye safu isiyofaa. Lahajedwali zina kipaji cha kusababisha majanga madogo huku zikionekana kuwa shwari kabisa.

Kamwe usiruhusu AI ifanye uamuzi wenye athari kubwa kifedha, kiutendaji, au wa wafanyakazi kulingana na seti ya data iliyobandikwa pekee.

Angalia:

• Ikiwa data imekamilika

• Ikiwa vitengo ni sahihi

• Ikiwa kategoria zinaendana

• Ikiwa thamani zinazokosekana ni muhimu

• Ikiwa AI ilielewa vibaya muktadha wa biashara

• Ikiwa uhusiano unachukuliwa kama chanzo

AI inaweza kuharakisha tafsiri. Uwajibikaji bado ni wa watu.

10. Kulinda Taarifa za Siri na Nyeti 🔐

Kabla ya kuingiza taarifa za mahali pa kazi katika chombo chochote cha akili bandia (AI), elewa sheria za shirika lako.

Usidhani kwamba kila jukwaa la AI limeidhinishwa kwa ajili ya data ya siri.

Taarifa nyeti zinaweza kujumuisha:

• Rekodi za wateja

• Taarifa za mfanyakazi

• Manenosiri au vitambulisho vya ufikiaji

• Maelezo ya kimatibabu

• Nyaraka za kisheria

• Data ya kifedha

• Mipango ya bidhaa ambayo haijatolewa

• Mkakati wa ndani

• Msimbo wa umiliki

• Masharti ya mkataba

• Taarifa zinazoweza kumtambulisha mtu binafsi

Inapowezekana, ondoa maelezo ya utambulisho.

Badala ya kuingia:

"Andika mapitio ya utendaji kwa Jordan Smith katika timu ya uendeshaji ya Manchester, ambaye alikosa tarehe ya mwisho ya mkataba wa Acme."

Tumia kitu kama:

"Andika mapitio ya utendaji kwa mfanyakazi wa shughuli ambaye alikosa tarehe ya mwisho muhimu ya mteja. Weka maoni yako yakiwa ya kweli, yenye kujenga, na yanalenga hatua zinazofuata."

Kuficha utambulisho wa taarifa hupunguza hatari huku bado ikiruhusu akili bandia kusaidia katika muundo.

Pia angalia kama shirika lako linatoa mfumo wa AI wa biashara ulioidhinishwa. Zana hizi zinaweza kujumuisha vidhibiti vya data vilivyoimarishwa, usimamizi wa ufikiaji, na sera za ndani.

Urahisi si sababu nzuri ya kufichua taarifa ambazo zinapaswa kubaki za faragha. Huo si uvumbuzi. Huo ni kuacha tu kabati la kuhifadhi faili la ofisi likiwa wazi wakati wa mvua.

11. Ambapo Akili bandia Haipaswi Kufanya Uamuzi wa Mwisho

AI inaweza kuunga mkono uamuzi, lakini baadhi ya maamuzi yanahitaji uwajibikaji wa kibinadamu kuanzia mwanzo hadi mwisho.

Kuwa mwangalifu hasa na:

• Kuajiri na kufukuza kazi

• Nidhamu ya mfanyakazi

• Maamuzi ya kimatibabu

• Ushauri wa kisheria

• Idhini za mikopo au fedha

• Kazi muhimu kwa usalama

• Hukumu za utiifu

• Ukadiriaji wa utendaji

• Migogoro nyeti ya wateja

• Maamuzi yanayohusu ubaguzi au haki

AI inaweza kusaidia kufupisha ushahidi, kutambua maswali, au kulinganisha matukio. Haipaswi kuruhusiwa kufanya uamuzi wa mwisho bila usimamizi wa kibinadamu wenye sifa.

Kwa nini? Kwa sababu akili bandia (AI) haielewi matokeo katika jinsi watu wanavyoelewa. Inaweza kusindika mifumo, lakini haina jukumu, huruma, wajibu wa kitaaluma, au muktadha wa maisha.

Pia inaweza kuzaa upendeleo uliofichwa katika mifano, data ya kihistoria, au jinsi kidokezo kinavyowekwa.

Kanuni nzuri ni:

Kadiri athari inavyokuwa kubwa kwa haki za mtu, riziki, usalama, au mustakabali wake, ndivyo udhibiti mdogo wa akili bandia (AI) unavyopaswa kuwa nao.

Sheria hiyo si ya kuchekesha, lakini inadumu.

12. Jinsi Wasimamizi Wanavyoweza Kuanzisha AI Bila Kusababisha Hofu

Viongozi wanapoanzisha AI vibaya, wafanyakazi mara nyingi husikia ujumbe mmoja:

"Tumepata mashine ambayo inaweza kuchukua nafasi yako."

Hata kama hiyo si nia, mawasiliano yasiyoeleweka husababisha wasiwasi.

Mbinu bora ni kuelezea:

• Kwa nini AI inaanzishwa

• Ni kazi gani inaweza kusaidia

• Ni kazi zipi zinazosalia kuongozwa na binadamu

• Data gani wafanyakazi wanaweza kuingiza

• Ni ukaguzi gani unaohitajika

• Jinsi makosa yanavyopaswa kuripotiwa

• Jinsi mafanikio yatakavyopimwa

• Mafunzo gani yatatolewa

Wasimamizi wanapaswa kuzingatia mifano ya vitendo badala ya ahadi kubwa.

Kwa mfano:

"Tunatumia akili bandia (AI) kuunda rasimu za kwanza za majibu ya kawaida ya wateja. Kila jibu bado litapitiwa na wakala wa usaidizi."

Hilo ni wazi zaidi kuliko:

"Tunaboresha uzoefu wa wateja kupitia akili ya kizazi kijacho."

Sentensi ya pili inasikika kuwa ghali na haina maana yoyote.

Timu pia zinapaswa kuruhusiwa kufanya majaribio ndani ya mipaka salama. Wafanyakazi wanaofanya kazi mara nyingi huona matumizi bora kwa sababu wanajua haswa ni michakato gani inayojirudia, inayokatisha tamaa, na inayoshikiliwa pamoja na lahajedwali moja ya kishujaa.

13. Mfumo Rahisi wa Kuanza Wiki Hii

Ili kuanza kutumia AI bila kuzidisha mambo, chagua kazi moja yenye hatari ndogo.

Hatua ya 1: Tafuta kazi inayojirudia

Tafuta kazi unayofanya mara kadhaa kwa wiki.

Mifano:

• Kuandika barua pepe za ufuatiliaji

• Kufupisha mikutano

• Kuunda ripoti

• Kuunda ajenda

• Kuandika upya maudhui

• Maelezo ya kupanga

Hatua ya 2: Fafanua matokeo yenye thamani

Amua jinsi mafanikio yanavyoonekana.

Labda unataka kupunguza muda wa kuandika, kuboresha uthabiti, kupunguza makosa, au kuunda vipengee vya utekelezaji vilivyo wazi zaidi.

Hatua ya 3: Unda kidokezo kinachoweza kutumika tena

Andika hoja inayojumuisha kazi, muktadha, hadhira, muundo, na vikwazo.

Hifadhi mahali panapoweza kufikiwa.

Hatua ya 4: Kagua kila matokeo

Angalia ukweli, sauti, faragha, na umuhimu.

Usichanganye kasi na ubora.

Hatua ya 5: Boresha kidokezo

Angalia ni nini AI inakosea.

Ongeza maelekezo yaliyo wazi zaidi. Toa mifano. Ondoa utata. Uliza muundo tofauti.

Hatua ya 6: Pima matokeo

Je, iliokoa muda? Je, ubora uliongezeka? Je, iliunda kazi ya ziada ya uhariri?

Baadhi ya mtiririko wa kazi wa AI huonekana wa kuvutia lakini huokoa karibu chochote. Wengine huondoa kimya kimya saa moja ya kuchanganyikiwa kila wiki.

Weka aina ya pili.

14. Makosa ya Kawaida Ambayo Watu Hufanya na AI ya Mahali pa Kazi

Kuelewa jinsi ya kutumia akili bandia kazini pia kunamaanisha kujua la kufanya.

Kutoa maagizo yasiyoeleweka

Ingizo dhaifu huunda matokeo ya jumla.

Ongeza muktadha, mifano, mipaka, na lengo lililo wazi.

Kuamini jibu la kwanza

Jibu la kwanza ni rasimu, si amri iliyochongwa kwenye jiwe.

Omba marekebisho.

Kunakili bila kuhariri

Maandishi yanayotokana na akili bandia (AI) yanaweza kusikika kama yametengenezwa kwa ustadi lakini ni tupu. Ongeza maelezo halisi, ondoa misemo ya jumla, na uifanye ionekane kama ya kibinadamu.

Kushiriki data ya siri

Usibandike taarifa nyeti kwenye mifumo isiyoidhinishwa.

Kutumia AI kwa kila kitu

Baadhi ya kazi ni haraka zaidi kuzikamilisha mwenyewe.

Huna haja ya kidokezo cha AI cha aya sita ili kuandika "Asante, nitakagua hili leo."

Kuficha matumizi ya akili bandia (AI) wakati ufichuzi ni muhimu

Baadhi ya mashirika, wateja, au viwanda vinahitaji uwazi. Fuata sera husika.

Kuchukulia matokeo ya AI kama lengo

AI huakisi mifumo na dhana. Sio kwamba haina upande wowote kiotomatiki.

Kuendesha otomatiki mchakato uliovunjika

Kufanya mchakato mbaya kuwa wa haraka hakuufanyi kuwa mzuri. Husababisha makosa kwa kasi ya kuvutia 💨

Rekebisha mtiririko wa kazi kabla ya kuuendesha kiotomatiki.

15. Kujenga Tabia ya AI Inayodumu

Njia bora ya kuzoea akili bandia mahali pa kazi ni kuitumia mara kwa mara kwa kazi ndogo na maalum.

Anza na shughuli moja au mbili zinazoweza kurudiwa.

Kwa mfano:

• Kila Jumatatu, tumia akili bandia kupanga vipaumbele vyako.

• Baada ya mikutano, badilisha maelezo kuwa vitu vya utekelezaji.

• Kabla ya kutuma barua pepe ndefu, muulize AI ifupishe.

• Unapokabiliwa na uamuzi, uliza mawazo na hoja zinazopingana.

• Mwishoni mwa mradi, tumia akili bandia kupanga masomo uliyojifunza.

Weka maktaba ndogo ya vidokezo kwa ajili ya kazi unazorudia. Baada ya muda, utakua na hisia ya vidokezo vipi vinavyofanya kazi, ni kazi gani zinazofaa, na ambapo hukumu ya kibinadamu ni muhimu zaidi.

Pia utajifunza wakati wa kutotumia AI.

Hiyo ni sehemu ya ujuzi wa akili bandia (AI) pia.

Lengo si matumizi ya juu zaidi ya AI. Lengo ni kazi bora zaidi.

Ujumbe wa Kufunga wa Vitendo

Kujifunza jinsi ya kutumia akili bandia kazini kwa kiasi kikubwa ni kuhusu kujifunza jinsi ya kugawa majukumu kwa uwazi.

AI ni muhimu kwa kuandika, kufupisha, kurekebisha, kupanga, kuelezea, na kuchunguza. Inaweza kupunguza juhudi zinazojirudia na kukusaidia kuhama kutoka ukurasa mtupu hadi toleo la kwanza linaloweza kufanyiwa kazi haraka zaidi.

Lakini inahitaji mipaka.

Linda taarifa za siri. Thibitisha madai muhimu. Pitia mawasiliano nyeti. Wafanye wanadamu wawajibike kwa maamuzi yenye athari kubwa. Na tafadhali, pinga kishawishi cha kufanya mchakato kiotomatiki ambao hakuna anayeuelewa.

Anza kidogo. Chagua kazi moja inayokusumbua na inayoweza kurudiwa. Mpe AI maelekezo wazi, kagua matokeo, na uboreshe mchakato.

Ikitumiwa vizuri, akili bandia (AI) haifanyi kazi kuwa ya kibinadamu zaidi. Inaunda nafasi zaidi kwa sehemu za kazi zinazohitaji wanadamu hapo awali - hukumu, uaminifu, usikivu, huruma, na uwezo wa kutambua wakati mkutano umeenda kinyume kabisa. 

Mfano wa vitendo: Kubadilisha maelezo ya mkutano kuwa vitu vya vitendo vinavyoaminika

Hali

Maya anasimamia ujumuishaji wa wateja katika kampuni inayokua ya programu. Anahudhuria mikutano mitatu ya miradi kila wiki, anaandika maelezo yasiyo sahihi wakati watu wanazungumza, na baadaye anabadilisha maelezo hayo kuwa barua pepe za ufuatiliaji.

Kazi hiyo inajirudia, lakini ina hatari fulani. Tarehe ya mwisho iliyopendekezwa inaweza kukosewa kwa urahisi na ile iliyokubaliwa, huku pendekezo la jumla likiweza kuwa jukumu la mtu bila kukusudia. Lengo, basi, si kuruhusu AI kuamua kilichotokea. Ni kutumia AI kupanga maelezo huku Maya akithibitisha kila uamuzi, mmiliki, na tarehe kabla ya kushiriki muhtasari.

Kile ambacho msaidizi anahitaji

Maya hutoa:

• Maelezo yake ya mkutano yasiyojulikana au nakala iliyoidhinishwa

• Kusudi la mkutano

• Orodha ya waliohudhuria na majukumu yao

• Umbizo la matokeo linalohitajika

• Sheria inayosema kwamba wamiliki waliopotea au tarehe za mwisho lazima ziwe na lebo badala ya kubuniwa

• Tofauti dhahiri kati ya maamuzi yaliyothibitishwa, mawazo yaliyopendekezwa, na maswali ambayo hayajatatuliwa

• Mbinu iliyoidhinishwa na kampuni yake ya kushughulikia taarifa za siri

Kabla ya kupakia chochote, huondoa majina ya wateja, maelezo ya kibinafsi, vitambulisho vya ufikiaji, na taarifa nyeti za kibiashara isipokuwa mfumo wa AI umeidhinishwa mahususi kushughulikia data hiyo.

Mfano wa maelekezo

"Badilisha maelezo ya mkutano hapa chini kuwa muhtasari mfupi wa ufuatiliaji.".

Panga majibu chini ya vichwa hivi:

1. Maamuzi yaliyothibitishwa

2. Vipengee vya vitendo

3. Mawazo yaliyopendekezwa

4. Maswali ambayo hayajatatuliwa

5. Hatari au utegemezi

Kwa kila kitu cha kitendo, jumuisha kazi, mmiliki, na tarehe ya mwisho. Ikiwa mmiliki au tarehe ya mwisho haikukubaliwa waziwazi, andika 'Haijathibitishwa'. Usidhani ahadi au kubuni maelezo.

Weka muhtasari chini ya maneno 350. Tumia lugha iliyo wazi na isiyoegemea upande wowote inayofaa kwa kila mtu aliyehudhuria mkutano.

Kabla ya kumaliza, orodhesha kauli zozote ambazo hazina utata au ambazo zinaweza kuhitaji kukaguliwa

Matokeo mazuri dhidi ya mabaya

Kipengele dhaifu cha kitendo kinaweza kusema:

"Sam atasasisha mwongozo wa kujiunga ifikapo Ijumaa."

Hilo linasikika wazi, lakini si salama ikiwa maelezo yanaonyesha tu kwamba Sam anaweza kupitia mwongozo huo na hakuna tarehe ya mwisho iliyokubaliwa.

Toleo bora zaidi lingesema:

"Pitia mwongozo wa kuingia - mmiliki aliyependekezwa: Sam; tarehe ya mwisho: haijathibitishwa."

Toleo la pili huhifadhi kutokuwa na uhakika badala ya kugeuza mazungumzo kimya kimya kuwa ahadi.

Jinsi ya kuijaribu

Maya huunda seti ndogo ya majaribio kwa kutumia mikutano sita iliyopita ambayo matokeo yake tayari anayajua.

Anaangalia kama msaidizi:

• Hutenganisha maamuzi na mapendekezo

• Hunakili majina, tarehe, na tarehe za mwisho kwa usahihi

• Hutia alama taarifa zinazokosekana kama ambazo hazijathibitishwa

• Huepuka kugawa kazi ambazo hazijawahi kukubaliwa

• Inajumuisha maswali muhimu yasiyotatuliwa

• Hutoa muhtasari ambao mhudhuriaji mwingine anaweza kuuelewa

• Huacha maelezo ya siri yaliyoondolewa kwenye ingizo

Pia anaongeza kesi za makusudi za ukingo:

• Mshiriki anatania kuhusu kukamilisha kazi

• Watu wawili wanajadili umiliki bila kufikia makubaliano

• Mtu anataja tarehe mbili za mwisho zinazowezekana

• Nakala hiyo humpa mzungumzaji asiye sahihi maoni

• Uamuzi utabadilishwa baadaye katika mkutano

• Kazi imekubaliwa, lakini hakuna mmiliki aliyetajwa

Mtiririko wa kazi hupita tu wakati Maya anaweza kufuatilia kila uamuzi na hatua hadi kwenye maelezo ya awali.

Matokeo

Matokeo ya mfano: Maya anajaribu mchakato huo kwa muhtasari wa mikutano sita kwa wiki mbili.

Mchakato wake wa mwongozo hapo awali ulichukua wastani wa dakika 18 kwa kila mkutano. Kwa kutumia akili bandia (AI), rasimu ya kwanza inachukua takriban dakika 2 kutengeneza, ikifuatiwa na wastani wa dakika 7 kwa ajili ya kukagua na kuhariri. Hii inapunguza muda wote wa kushughulikia kutoka dakika 18 hadi dakika 9 kwa kila mkutano.

Katika mikutano sita, mfano wa kuokoa ni:

• Jumla ya awali: 6 × dakika 18 = dakika 108

• Jumla ya usaidizi wa akili bandia, ikijumuisha ukaguzi: dakika 6 × 9 = dakika 54

• Muda wa kuonyesha umehifadhiwa: dakika 54

Mihtasari mitano kati ya sita inakidhi orodha ya kukubalika baada ya ukaguzi mmoja. Muhtasari uliobaki unahitaji ukaguzi wa pili kwa sababu nakala iliwachanganya wazungumzaji wawili.

Takwimu hizi ni mfano wa makadirio kulingana na mpangilio wa jaribio uliotajwa, si matokeo ya kampuni yaliyochapishwa. Sampuli ni ndogo, mikutano inaweza kutofautiana katika ugumu, na hesabu inajumuisha muda wa ukaguzi lakini si muda unaohitajika kusafisha au kutokutambulisha manukuu.

Ni nini kinachoweza kwenda vibaya

Msaidizi anaweza:

• Buni mmiliki kwa kazi ambayo haijapewa

• Chukua tarehe iliyopendekezwa kama tarehe ya mwisho iliyothibitishwa

• Kukosa uamuzi ambao ulitolewa kwa njia isiyo ya moja kwa moja

• Sifa maoni kwa mtu asiyefaa

• Toa muhtasari uliosafishwa unaoficha kutokuwa na uhakika

• Hifadhi taarifa nyeti zilizojumuishwa kwenye madokezo

• Fuata maagizo yaliyopitwa na wakati ikiwa kiolezo cha mkutano kitabadilika

Kosa kubwa zaidi lingekuwa kutuma muhtasari bila kuuangalia. Ufasaha si ushahidi kwamba rekodi ni sahihi.

Kwa hivyo, Maya analinganisha kila jambo la utekelezaji na maelezo ya chanzo, anathibitisha ahadi zisizo wazi na mtu husika, na anaweka maelezo ya awali kwa ajili ya marejeleo. Masuala nyeti au yenye utata yanashughulikiwa kwa mikono badala ya kukabidhiwa kwa msaidizi.

Kuchukua kwa vitendo

AI ni muhimu hapa kwa sababu inabadilisha taarifa zilizopo kuwa muundo ulio wazi zaidi. Haichukui nafasi ya mtu anayehusika na kuthibitisha kile kilichoamuliwa.

Mtiririko wa kazi salama ni rahisi: kutoa sheria zilizo wazi, kuondoa taarifa nyeti, kuhitaji AI kuonyesha kutokuwa na uhakika, kuijaribu dhidi ya mifano inayojulikana, na kujumuisha ukaguzi wa kibinadamu katika kuokoa muda wowote unaodaiwa.

Maswali Yanayoulizwa Mara kwa Mara

Waanzilishi wanawezaje kuanza kutumia akili bandia kazini kwa usalama?

Anza na kazi moja inayojirudia na isiyo na hatari kubwa, kama vile kuandika barua pepe za ufuatiliaji, kufupisha maelezo, kuunda ajenda, au kupanga upya maudhui yaliyopo. Mpe AI maelekezo wazi, kisha uhakiki matokeo kwa usahihi, sauti, faragha, na umuhimu. Epuka kuingiza taarifa nyeti isipokuwa shirika lako limeidhinisha zana ya kushughulikia data hiyo.

Ni kazi gani bora zaidi za kiotomatiki kwa kutumia AI ya mahali pa kazi?

AI hufanya vizuri wakati wa kuunda rasimu za kwanza, kurekebisha taarifa zilizopo, na kupanga uchambuzi wa msingi. Kazi zinazofaa ni pamoja na kuandika upya hati, kutoa vitendo vya mikutano, kupanga maoni, kuelezea mitindo ya lahajedwali, na kutengeneza orodha za ukaguzi. Haifai sana kwa maamuzi yenye athari kubwa yanayohusu ajira, masuala ya kisheria, usalama, fedha, huduma ya afya, au usawa.

Ninawezaje kuandika kidokezo kizuri cha AI kwa kazi?

Kidokezo kizuri cha mahali pa kazi kinaelezea kazi, muktadha, hadhira, muundo unaohitajika, na maelezo yanayohitajika. Badala ya kuomba msaada wa jumla, eleza matokeo mahususi unayohitaji na mipaka yoyote, kama vile idadi ya maneno au sauti. Unaweza kuboresha jibu zaidi kwa kuuliza AI iondoe marudio, kutambua dhana, au kuashiria taarifa inayohitaji uthibitisho.

Ninawezaje kutumia akili bandia kwa barua pepe bila kusikika kama roboti?

Toa ujumbe asilia, madhumuni yake, uhusiano wako na mpokeaji, na sauti unayotaka. Mwombe AI ifanye barua pepe iwe fupi, ya kirafiki, thabiti, au inayofaa hadhira fulani. Kabla ya kuituma, ongeza maelezo halisi, ondoa maneno ya jumla, na hakikisha kwamba kila sentensi inasikika kawaida chini ya jina lako.

Maelezo ya mkutano yanayotokana na akili bandia (AI) yanapaswa kupitiwa vipi?

Linganisha kila uamuzi, kitendo, mmiliki, na tarehe ya mwisho na maelezo ya awali au nakala iliyoidhinishwa. Inahitaji Akili bandia kutenganisha maamuzi yaliyothibitishwa na mawazo yaliyopendekezwa na maswali ambayo hayajatatuliwa. Taarifa zinazokosekana zinapaswa kuandikwa "Hazijathibitishwa" badala ya kukisiwa, hasa wakati wazungumzaji wanapojadili wamiliki au tarehe zinazowezekana bila kufikia makubaliano.

Je, AI inaweza kuchambua lahajedwali na data ya biashara kwa usahihi?

AI inaweza kuelezea fomula, kufupisha mitindo, kutambua kasoro zinazowezekana, na kugeuza takwimu kuwa maoni yaliyoandikwa. Hata hivyo, tafsiri yake inategemea data safi na muktadha wa kutosha wa biashara. Angalia vitengo, thamani zinazokosekana, uthabiti wa kategoria, na kama maelezo mbadala yapo kabla ya kutumia matokeo kwa maamuzi ya kifedha, uendeshaji, au wafanyakazi.

Ni taarifa gani za mahali pa kazi ambazo hazipaswi kamwe kuingizwa katika AI?

Epuka kuingiza manenosiri, vitambulisho vya ufikiaji, rekodi za wateja, maelezo ya mfanyakazi, taarifa za kimatibabu, hati za kisheria, msimbo wa umiliki, mipango ambayo haijatolewa, au data nyeti ya kifedha katika mifumo ambayo haijaidhinishwa. Ondoa majina na maelezo ya utambuzi inapowezekana. Sera ya data ya shirika lako na zana za biashara zilizoidhinishwa zinapaswa kubaini ni taarifa gani zinaweza kusindika kwa usalama.

Wasimamizi wanawezaje kuanzisha AI kazini bila kuwasumbua wafanyakazi?

Wasimamizi wanapaswa kuelezea kwa nini AI inaanzishwa, ni kazi gani itakayosaidia, ni nini kinachobaki kuongozwa na binadamu, na jinsi matokeo yanavyopaswa kupitiwa. Wanapaswa pia kufafanua desturi za data zilizoidhinishwa, mafunzo, taratibu za kuripoti, na vipimo vya mafanikio. Mifano halisi huwa na tabia ya kujenga uaminifu zaidi kuliko ahadi zisizo wazi kuhusu mabadiliko au mtiririko wa kazi wenye akili.

Ni makosa gani ya kawaida yanayotokea unapotumia akili bandia kazini?

Makosa ya kawaida ni pamoja na kutoa maagizo yasiyoeleweka, kuamini jibu la kwanza, kunakili maudhui bila kuhariri, na kushiriki taarifa za siri. Watu wanaweza pia kuendesha michakato iliyoharibika kiotomatiki au kuchukulia matokeo ya AI kama yasiyo na upendeleo. Mbinu bora ni kuthibitisha madai muhimu, kurekebisha rasimu dhaifu, kujaribu mtiririko wa kazi unaoweza kurudiwa, na kuweka uwajibikaji wa kibinadamu wazi.

Ninawezaje kupima kama mtiririko wa kazi wa AI unaokoa muda?

Pima mchakato mzima, ikiwa ni pamoja na kuandaa ingizo, kutokutambulisha taarifa, kuangalia matokeo, na kufanya marekebisho. Linganisha jumla hii na muda na ubora wa mtiririko wako wa kazi uliopita. Mchakato mzuri wa AI unapaswa kupunguza juhudi au kuboresha uthabiti bila kuunda hatari zisizokubalika za faragha, usahihi, au uwajibikaji.

Marejeleo

1. Serikali ya Uingereza - Mwongozo wa Akili Bandia kwa Serikali ya Uingereza - gov.uk

2. Taasisi ya Kitaifa ya Viwango na Teknolojia - Mfumo wa Usimamizi wa Hatari wa Akili Bandia: Akili Bandia ya Kuzalisha - nist.gov

3. Ofisi ya Kamishna wa Habari - AI, Ulinzi wa Data na Sekta ya Umma: Sera za AI - ico.org.uk

4. Ofisi ya Kitaifa ya Utafiti wa Uchumi - nber.org

5. Tume ya Fursa Sawa za Ajira ya Marekani - Jukumu la EEOC katika AI ni Lipi? - eeoc.gov

6. Huduma ya Mawasiliano ya Serikali - Sera ya AI ya Kuzalisha GCS - communications.gov.uk

7. OpenAI - Mwongozo wa Vitendo wa Kujenga kwa Kutumia AI - openai.com

Pata Akili ya Kielektroniki ya Hivi Punde katika Duka Rasmi la Msaidizi wa Akili ya Kielektroniki

Kuhusu Sisi